Numériser ses justificatifs de frais : peut-on jeter les tickets papier ?

Oui, une entreprise peut numériser ses factures papier et ses justificatifs de frais puis détruire les originaux, à condition que la numérisation respecte l'arrêté du 22 mars 2017 : copie conforme en image et en contenu, fichier PDF ou PDF/A-3, empreinte numérique ou cachet, horodatage, procédure documentée. La copie numérique doit ensuite être conservée 6 ans pour le fisc et 10 ans au titre du Code de commerce.

Quel texte autorise à numériser les factures papier ?

L'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales (LPF) autorise la conservation des documents soumis au contrôle fiscal sur support papier ou informatique. Depuis l'article 16 de la loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016, les factures établies ou reçues sur papier peuvent être conservées sous forme numérique, selon des modalités fixées par arrêté. Cet arrêté, daté du 22 mars 2017, a été publié le 30 mars 2017 : c'est la date d'entrée en vigueur du dispositif.

Le BOFiP (BOI-CF-COM-10-10-30) précise que les entreprises peuvent numériser les factures papier reçues (d'achat) ou émises (de vente) « à tout moment » et les conserver de manière dématérialisée. Les autres documents et pièces visés par l'article L. 102 B établis sur papier peuvent également être conservés sur support informatique pendant 6 ans.

Qu'impose l'arrêté du 22 mars 2017 pour numériser une facture ?

L'arrêté du 22 mars 2017 a créé l'article A. 102 B-2 du LPF, qui fixe les modalités de numérisation en trois blocs.

Le BOFiP ajoute que les signatures, mentions manuscrites ou annotations portées sur la facture papier ont un sens et doivent être reproduites à l'identique. Il admet par tolérance une numérisation qui ne respecte pas le code couleur lorsque la couleur n'a pas de signification. Le recours à un prestataire ne décharge pas l'entreprise : elle ne pourra pas invoquer la défaillance ou le retard de ce prestataire pour refuser l'accès de l'administration aux factures.

Qu'est-ce qu'une copie fiable au sens du Code civil ?

L'article 1379 du Code civil pose que la copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge, mais une copie est présumée fiable, jusqu'à preuve du contraire, lorsqu'elle reproduit à l'identique la forme et le contenu de l'acte et que son intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à un décret. Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.

Ce décret est le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies. Pour une copie électronique, il exige :

1. Article 2 : un procédé qui produit des informations sur le contexte de la numérisation, dont la date de création de la copie, et dont la qualité est démontrée par des tests puis vérifiée par des contrôles.
2. Article 3 : une empreinte électronique qui rend détectable toute modification ultérieure de la copie. Cette condition est présumée remplie par l'usage d'un horodatage qualifié, d'un cachet électronique qualifié ou d'une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS (UE) n° 910/2014.
3. Article 4 : une conservation qui évite toute altération ; les conversions de format pour maintenir la lisibilité ne sont pas des altérations si elles sont tracées et donnent lieu à une nouvelle empreinte.
4. Article 5 : la conservation des empreintes et des traces aussi longtemps que la copie.
5. Article 6 : des mesures de sécurité sur l'accès aux dispositifs de reproduction et de conservation.
6. Article 7 : une documentation décrivant ces dispositifs, conservée aussi longtemps que la copie.

Les deux régimes se complètent : l'arrêté du 22 mars 2017 fixe ce que l'administration fiscale accepte comme pièce justificative ; l'article 1379 et son décret organisent la valeur probante d'une copie devant le juge civil ou commercial (litige avec un fournisseur, un salarié, un client).

Combien de temps conserver les justificatifs de notes de frais ?

Deux durées se superposent, et c'est la plus longue qui guide l'archivage.

Selon entreprendre.service-public.gouv.fr, le délai fiscal passe à 10 ans en cas d'activité occulte. Pour une note de frais de mars 2026 dans une entreprise qui clôture au 31 décembre, la conservation court donc au moins jusqu'à fin 2036 au titre du Code de commerce.

Qu'apporte un horodatage qualifié eIDAS sur un justificatif ?

Un horodatage qualifié eIDAS est un jeton délivré par un prestataire de services de confiance qualifié, qui lie l'empreinte d'un fichier à une date et une heure. Le règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS, attache à l'horodatage électronique qualifié une présomption d'exactitude de la date et de l'heure qu'il indique et d'intégrité des données auxquelles il se rapporte (article 41). Il apporte donc une date certaine et un élément de preuve de l'intégrité du fichier.

Concrètement, pour un justificatif de frais numérisé, l'horodatage qualifié :

• dépasse l'exigence minimale de l'arrêté du 22 mars 2017, qui se contente d'une source d'horodatage interne ;
• fait jouer la présomption d'intégrité de l'article 3 du décret n° 2016-1673 pour la copie fiable ;
• permet de démontrer qu'un ticket existait sous cette forme à une date donnée, ce qu'une date de fichier modifiable ne prouve pas.

L'horodatage qualifié atteste la date et l'intégrité du fichier, pas l'exactitude de la dépense ni sa nature professionnelle. Il ne dispense ni du motif, ni du contrôle de la note de frais, ni du respect des autres conditions de l'arrêté (format, procédure documentée, contrôles).

Quelles bonnes pratiques pour numériser les tickets de notes de frais ?

Ces pratiques découlent des exigences de l'arrêté du 22 mars 2017 et du décret de 2016 :

1. Compléter avant de scanner : raison sociale et adresse de l'entreprise sur les notes de restaurant et les reçus de péage, nom des convives pour un repas d'affaires. L'annotation fait partie de l'original et doit apparaître sur la copie.
2. Numériser rapidement, avant que le papier thermique ne s'efface, en couleur et en entier.
3. Ne pas retoucher : pas de filtre, pas de recadrage qui coupe une mention, compression sans perte.
4. Sceller chaque fichier dès sa création (empreinte, cachet ou horodatage) et conserver ces éléments aussi longtemps que la copie.
5. Rédiger une procédure d'une ou deux pages : qui numérise, avec quel outil, où sont stockés les fichiers, qui contrôle et à quelle fréquence.
6. Contrôler un échantillon chaque mois : lisibilité, présence de toutes les mentions, correspondance avec la note de frais.
7. Détruire le papier seulement une fois la copie contrôlée et archivée.

Pour la récupération de la TVA, les mentions à faire figurer sur le ticket sont détaillées dans l'article TVA récupérable sur les notes de frais. Pour les règles de remboursement et le circuit de validation, voir le guide complet des notes de frais.

Dernière mise à jour : 18 octobre 2026. Article d'information générale : il ne remplace pas le conseil de votre expert-comptable.