Les notes de frais et les justificatifs, réglés en une photo
Le ticket de restaurant, le plein de gasoil, la facture du grossiste : une photo suffit. Sindri lit le montant et la TVA, scelle le justificatif par un horodatage qualifié eIDAS et le range pour dix ans. Vos collaborateurs déclarent leurs frais depuis leur téléphone, vous savez exactement ce que vous leur devez.
Du ticket froissé au justificatif archivé
Photo ou PDF
Depuis l'application mobile, ou en déposant le fichier sur le bureau.
Lecture automatique
Fournisseur, date, HT, TVA et TTC extraits, à vérifier d'un coup d'œil.
Scellement
Empreinte numérique et horodatage qualifié eIDAS : une date certaine.
Archivage 10 ans
Copie immuable sur trois sites en France, exportable à tout moment.
Chaque collaborateur déclare, vous remboursez
Quand un collaborateur avance une dépense avec sa propre carte, il scanne le ticket en mode « note de frais ». Le justificatif rejoint votre boîte à factures, rattaché à son nom.
- Regroupement par collaborateur : qui a avancé quoi, sur la période de votre choix.
- Total à rembourser calculé automatiquement, personne par personne.
- Note de frais PDF générée pour chaque collaborateur, avec le détail des dépenses.
- Accès limité : un collaborateur scanne depuis son téléphone, il ne voit pas vos ventes ni votre trésorerie.
- Comptabilisation propre : dans l'export pour votre expert-comptable, une note de frais est traitée comme une somme due au salarié, pas comme un achat payé par l'entreprise.
Un justificatif scanné qui tient en cas de contrôle
Pour remplacer le papier, la copie numérique d'une facture doit être fidèle, intègre et datée de façon fiable. C'est exactement ce que fait le scellement de Sindri, sur chaque justificatif, sans manipulation de votre part.
Horodatage qualifié eIDAS
Chaque justificatif reçoit un jeton d'horodatage émis par un prestataire qualifié au sens du règlement européen eIDAS : une date certaine, un élément de preuve.
Intégrité vérifiable
L'empreinte numérique du fichier d'origine est scellée. Toute modification, même d'un pixel, se verrait immédiatement.
Conservation immuable
Une copie de chaque justificatif scellé est verrouillée pour dix ans sur un stockage que personne ne peut modifier ni supprimer, pas même nous.
Vos achats servent enfin à quelque chose
Une fois scannés, vos justificatifs alimentent le reste de Sindri.
TVA déductible suivie
La TVA de vos achats vient en face de la TVA collectée sur vos ventes : vous voyez une estimation de la TVA à reverser.
Une seule boîte
Tickets scannés, factures PDF reçues par e-mail et factures électroniques de vos fournisseurs : tout arrive au même endroit.
Export pour le comptable
Export FEC des écritures, justificatifs consultables en lecture seule par votre expert-comptable.
Notes de frais : les règles à connaître
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Notes de frais et justificatifs avec Sindri
Mes collaborateurs doivent-ils avoir un compte payant ?
Chaque collaborateur ajoute 3 € TTC (2,50 € HT) par mois à l'abonnement de l'entreprise, qui est de 10 € TTC (8,33 € HT) par mois. Il n'a besoin que de l'application mobile pour scanner ses justificatifs. Voir la page Tarifs.
Que se passe-t-il si la lecture automatique se trompe ?
Les montants lus sont proposés, pas imposés : vous pouvez corriger le fournisseur, la date, le HT, la TVA ou le TTC avant de valider. Le scellement porte sur le fichier d'origine, qui reste intact.
Qu'est-ce qu'un horodatage qualifié eIDAS ?
C'est un jeton électronique émis par un prestataire de confiance qualifié au sens du règlement européen eIDAS, qui atteste qu'un fichier existait sous cette forme exacte à une date donnée. Le règlement eIDAS prévoit qu'un horodatage qualifié bénéficie d'une présomption d'exactitude de la date et de l'intégrité des données.
Puis-je importer des factures reçues en PDF ?
Oui. Vous pouvez déposer une facture PDF reçue par e-mail : elle suit le même chemin que les tickets photographiés, lecture automatique et scellement compris.
Y a-t-il une limite au nombre de tickets ?
Vous pouvez déposer autant de justificatifs que vous voulez. Le scellement est compris jusqu'à 200 pièces par mois (coffre-fort compris), plus 100 par collaborateur ; au-delà, les pièces restent enregistrées et sont scellées le mois suivant.
Combien de temps mes justificatifs sont-ils conservés ?
Dix ans. Les justificatifs scellés sont copiés sur un stockage immuable verrouillé pour cette durée, et vous pouvez les exporter à tout moment, avec leur preuve d'horodatage.
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