Une facture électronique, au sens de la réforme française, doit être produite dans l'un des trois formats du socle commun à toutes les plateformes agréées : UBL, CII ou Factur-X. Ces trois formats reposent sur la norme européenne EN 16931, qui définit les données d'une facture et leur signification. Un PDF classique envoyé par e-mail, même généré par un logiciel, n'est pas une facture électronique au sens du dispositif.
En bref
- Qu'est-ce que la norme EN 16931 ? La norme européenne publiée en 2017 qui fixe le modèle de données d'une facture électronique.
- Quels sont les trois formats du socle ? UBL et CII (XML purs) et Factur-X (PDF lisible + XML CII attaché).
- Pourquoi un PDF par e-mail ne suffit plus ? Il ne contient pas de données structurées et ne passe pas par une plateforme agréée.
- Quels profils Factur-X choisir ? Le profil EN 16931 (ou EXTENDED-CTC-FR) ; les profils MINIMUM et BASIC WL ne portent pas les lignes de facture.
- Quel format pour une TPE ? Factur-X dans la plupart des cas, généré par le logiciel de facturation.
Qu'est-ce que la norme EN 16931 ?
La norme EN 16931 est la norme européenne qui définit le modèle sémantique de données d'une facture électronique : la liste des informations essentielles (vendeur, acheteur, lignes, montants, TVA, conditions de paiement…), leur signification et les règles de cohérence entre elles. Elle a été élaborée à la demande de la directive 2014/55/UE du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans les marchés publics.
Le Comité européen de normalisation (CEN) a publié le 28 juin 2017 la norme EN 16931-1:2017 et la spécification technique CEN/TS 16931-2:2017, qui liste les syntaxes autorisées. La Commission européenne en a publié les références par la décision d'exécution (UE) 2017/1870 du 16 octobre 2017. Les deux syntaxes retenues au niveau européen sont UBL et UN/CEFACT CII.
La norme ne fixe pas un fichier unique : elle dit quelles données une facture doit porter et ce qu'elles signifient. Les formats (syntaxes) disent comment les écrire dans un fichier. La France a complété ce socle par des règles nationales décrites dans la norme AFNOR XP Z12-012 (formats et profils), associée aux normes XP Z12-013 (interfaces avec les plateformes) et XP Z12-014 (cas d'usage B2B). Les spécifications externes de l'administration en sont à la version 3.2 du 30 avril 2026.
Quels sont les trois formats du socle : UBL, CII et Factur-X ?
Toutes les plateformes agréées doivent accepter un socle minimal commun de trois formats, qui garantit l'interopérabilité des échanges (FAQ DGFiP « J'approfondis », question 2.3). Une entreprise peut choisir sa plateforme de réception en fonction du format qui lui convient, et un fournisseur ne peut pas lui imposer un format d'échange.
| Format | Nature | Lisible à l'œil | Usage typique |
|---|---|---|---|
| UBL (Universal Business Language, version 2.1) | Fichier XML pur | Non, il faut un logiciel ou une visionneuse | Échanges entre systèmes informatiques, réseau Peppol |
| CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice, D22B) | Fichier XML pur | Non | Échanges entre systèmes, base technique de Factur-X |
| Factur-X | Format mixte : PDF/A-3 avec un fichier XML CII attaché | Oui, il s'ouvre comme un PDF | TPE et PME, factures consultées par des humains et traitées par des logiciels |
Factur-X est un standard franco-allemand porté côté français par le FNFE-MPE (Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques). Il est techniquement identique au standard allemand ZUGFeRD. Son intérêt pour une petite entreprise : le client voit une facture PDF classique, tandis que sa plateforme et son logiciel lisent les données XML sans ressaisie.
Pourquoi un PDF envoyé par e-mail ne sera plus une facture électronique ?
Un PDF classique n'est qu'une image de la facture : ses informations ne sont pas structurées, un logiciel ne peut pas les lire de façon fiable, et il ne transite pas par une plateforme agréée. La FAQ de la DGFiP (question 3.1) le rappelle : « un PDF simple envoyé par voie électronique n'est pas une facture électronique au sens du dispositif ».
La fiche pédagogique n° 1 de la DGFiP précise que les factures papier scannées, les PDF ordinaires et les documents générés par un logiciel puis envoyés par e-mail ne sont plus conformes à la réglementation pour les opérations entrant dans le champ de la réforme. Une facture électronique doit cumuler trois conditions :
- un format normé (UBL, CII ou Factur-X) ;
- des mentions obligatoires présentes sous forme de données structurées, dans des champs dédiés : SIREN du fournisseur et du client, numéro, date, montants, taux de TVA, etc. ;
- une transmission par l'intermédiaire d'une plateforme agréée (voir le rôle des plateformes agréées).
Un fichier Factur-X envoyé directement par e-mail, sans passer par une plateforme agréée, ne remplit donc pas la troisième condition, même si son format est correct.
Combien de données une facture électronique doit-elle porter ?
Selon la DGFiP, une facture électronique comporte 34 données obligatoirement transmises en format structuré. Sa FAQ (version du 1er septembre 2026) précise que ce recueil est progressif : 26 données obligatoires en 2026, puis 34 données dès 2027. L'administration ne récupère pas toutes les mentions : la plateforme de l'émetteur extrait seulement les données utiles, listées à l'article 41 septies D de l'annexe IV au CGI. Parmi les données structurées figurent les quatre nouvelles mentions détaillées dans notre article sur les nouvelles mentions obligatoires.
Quels profils Factur-X utiliser ?
Factur-X se décline en cinq profils, du plus léger au plus complet. Chaque profil correspond à une quantité de données XML embarquées dans le PDF.
| Profil Factur-X | Contenu des données XML | Adapté à la réforme B2B ? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Données minimales d'en-tête et de pied de facture, sans lignes | Déconseillé : ne porte pas le détail des lignes |
| BASIC WL | En-tête et pied de facture les plus demandés, sans lignes | Déconseillé : ne porte pas le détail des lignes |
| BASIC | BASIC WL + lignes de facture essentielles ; sous-ensemble de la norme EN 16931 | À vérifier auprès de votre plateforme |
| EN 16931 (parfois appelé COMFORT) | Toutes les données prévues par la norme EN 16931 | Oui, profil de référence du socle |
| EXTENDED | EN 16931 + données complémentaires (sous-ensemble français : EXTENDED-CTC-FR) | Oui, dans sa déclinaison EXTENDED-CTC-FR, pour les cas complexes |
La norme AFNOR XP Z12-012 décrit deux profils pour la réforme française, implémentés dans les syntaxes UBL et CII et dans le format mixte Factur-X : le profil EN16931 (adaptation française de la norme européenne) et le profil EXTENDED-CTC-FR, sous-ensemble du profil EXTENDED. Les règles de contrôle complémentaires propres à la France sont publiées sous le nom BR-FR-CTC.
Pour une TPE qui facture des biens ou des prestations standard, le profil EN 16931 couvre les besoins. Le profil EXTENDED-CTC-FR sert aux cas d'usage qui exigent des données au-delà de la norme européenne, décrits dans la norme XP Z12-014.
Quel format choisir quand on est une TPE ?
Dans la plupart des cas, une TPE n'a pas à choisir le format elle-même : c'est son logiciel de facturation ou sa plateforme agréée qui le génère. Le format Factur-X est le plus pratique pour une petite entreprise, parce que la facture reste un PDF lisible par le client, l'expert-comptable ou un contrôleur, tout en portant les données structurées exigées.
Quatre vérifications suffisent :
- votre logiciel génère-t-il un des trois formats du socle (Factur-X, UBL ou CII) ?
- avec quel profil ? Le profil EN 16931 est le choix sûr ; les profils MINIMUM et BASIC WL ne portent pas le détail des lignes ;
- les quatre nouvelles mentions (SIREN du client, adresse de livraison, catégorie de l'opération, option pour la TVA sur les débits) sont-elles bien renseignées dans des champs dédiés, et pas seulement en texte libre ?
- le logiciel est-il connecté à une plateforme agréée qui transmettra la facture et vous renverra les statuts (dépôt, rejet, refus, encaissée) ?
Exemple chiffré
Une menuiserie vend et livre à une entreprise cliente 12 portes intérieures à 350 € HT l'unité, soit 4 200 € HT. Au format Factur-X profil EN 16931, le client reçoit un PDF lisible. Le fichier XML attaché porte, dans des champs dédiés, le SIREN de la menuiserie et celui du client, le numéro et la date de la facture, la catégorie de l'opération (livraison de biens), l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse du client, la ligne (12 × 350 €), la base de 4 200 €, le taux de TVA et le montant de TVA correspondant. La plateforme agréée contrôle la cohérence entre base, taux et TVA avant de transmettre la facture.
Pour le calendrier complet et le plan de préparation, consultez le guide Facture électronique obligatoire pour les TPE.
Questions fréquentes
Factur-X est-il obligatoire ?
Non. Factur-X est l'un des trois formats du socle, avec UBL et CII. Toutes les plateformes agréées doivent accepter les trois. Factur-X est souvent préféré par les petites entreprises parce qu'il reste lisible comme un PDF, mais une facture en UBL ou en CII est tout aussi valable.
Un PDF signé électroniquement est-il une facture électronique ?
Non, au sens de la réforme. Une signature électronique ne transforme pas un PDF en données structurées et ne remplace pas la transmission par une plateforme agréée. À partir de l'obligation d'émission, une facture B2B entrant dans le champ doit être au format UBL, CII ou Factur-X et transiter par une plateforme agréée.
Quelle différence entre Factur-X et ZUGFeRD ?
Selon le FNFE-MPE, Factur-X et ZUGFeRD sont techniquement identiques : il s'agit du même standard franco-allemand, connu sous deux noms. Un fichier ZUGFeRD dans un profil conforme à la norme EN 16931 est lisible comme un fichier Factur-X.
Peut-on encore envoyer un PDF en plus de la facture électronique ?
Le guide pratique de la DGFiP recommande d'éviter d'envoyer systématiquement un double par e-mail lorsque le flux électronique fonctionne, pour éviter les doubles paiements ou doubles comptabilisations. Un double clairement identifié comme « copie » ou « duplicata » reste possible quand les statuts montrent que la facture n'a pas pu être remise.
Que deviennent les factures reçues au format UBL quand on n'a pas de logiciel ?
La plateforme agréée de réception met la facture à disposition dans son interface, généralement avec une représentation lisible. Une entreprise sans logiciel peut donc consulter, accepter ou refuser ses factures depuis le portail de sa plateforme, puis les exporter pour son expert-comptable.
Sources
- impots.gouv.fr — Spécifications externes et normes pour la facturation électronique (version 3.2 du 30/04/2026)
- DGFiP — Foire aux questions « Je découvre la facturation électronique » (version du 01/09/2026)
- DGFiP — Foire aux questions « J'approfondis la facturation électronique »
- DGFiP — Fiche 1 : Que va-t-il se passer pour mon entreprise en matière de facturation ?
- DGFiP — Guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026
- EUR-Lex — Directive 2014/55/UE du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics
- EUR-Lex — Décision d'exécution (UE) 2017/1870 de la Commission du 16 octobre 2017
- FNFE-MPE — Factur-X
Dernière mise à jour : 18 octobre 2026. Article d'information générale : il ne remplace pas le conseil de votre expert-comptable.
Yael Verdeille — gérant d'Anticipation SARL, entreprise alsacienne de location de chapiteaux. Il a conçu Sindri pour gérer les devis, acomptes, factures et justificatifs de sa propre entreprise, puis l'a ouvert aux autres TPE.